A multis módszerek a magánéletben is működnek? – avagy hogyan szervezd jobban a napjaidat

Lassan itt a szeptember, a szabik vége, az iskolakezdés, a nyári uborkaszezon szépen lecseng, és mindenki visszatér az „aktív” hétköznapokba. Van, aki már szervezi is az ősztől beinduló mindennapok rendjét, és próbálja összelogikázni a feladatokat, különórákat, programokat, stb., van aki meg majd ad-hoc alkalmazkodik ahhoz, amit éppen meg kell oldani.

Biztos körülöttetek is van olyan, aki egyszerre több szálat tart kézben, mindig rendezett, mindent megold, sosem késik, az összes teendőt fejben tartja, időben intézi. És persze van olyan, aki csak fut a történések után, és egy idő után maga alá temeti a pörgés, már nem tudja követni az eseményeket, sodródik a határidők, feladatok tömegével. Vajon mitől működik az egyik, és mitől nehezebben a másik?

Természetesen személyiség függő is, hogy mennyire vagyunk szervezettek, mert hiába fejleszthetőek bizonyos készségek, képességek, a tanulásnak is vannak korlátai. Ha az alap személyiség például nem kompatibilis a rendezettség fogalmával, akkor időről időre ugyan lehet tudatos és tanulhat erre módszereket, de hosszútávon nem biztos, hogy az élete állandó részévé tudja tenni. Ugyanakkor a legtöbb esetben azért egy jó technika vagy napi rutin elegendő ahhoz, hogy az ember beépítsen egy olyan rendező elvet a napirendjébe, ami kordában tartja mindezt. Ha megnézitek, azok, akik a fenti első kategóriába tartoznak, biztosan rendelkeznek valamilyen jól bevált eszközzel a nyilvántartáshoz, és szánnak időt arra, hogy ezt naprakészen tartsák. Hogy ez a telefon emlékeztető funkciója, vagy éppen egy papíros notesz az mindegy, a lényeg, hogy tudatosan használnak valamit, ami segíti a rendet.

–> Ha te is szeretnél jobban szervezett lenni és most csak 2 perced van olvasni, akkor ugorj az utolsó bekezdésre, a ’Hogyan szervezd jobban’ című fejezetre…

Hogyan jönnek ide a multik?

Sokszor szidják a multinacionális vállalatok jelenlétét, működését, és nem is erre szeretnék most kitérni, hanem inkább arra, hogy ezek az óriási, sok ezer főt foglalkoztató vállalatok kialakulásuk óta arra törekszenek, hogy a nagy létszámú szervezeteket (észreveszitek, hogy már ebben benne van a szervez szó?) összefogottan és hatékonyan tudják üzemeltetni. Ennek érdekében számos dolgot csinálnak, pl. hierarchiába rendezik a területeket, vezetőket neveznek ki, stb. illetve mindig használnak valami olyan módszert, amivel a célok megvalósíthatók, a feladatok kiadhatók, a teljesítés ellenőrizhető, követhető. Az eszközök száma végtelen, és az idők folyamán újabb és újabb, jobbnak vagy még hatásosabbnak hitt eljárásokat próbálnak találni, ami fejleszti és még eredményesebbé teszi a folyamatokat.

Mivel több évtizednyi multis tapasztalat van a hátam mögött és még most is van erre némi rálátásom, megerősíthetem, hogy valóban számos technika, módszer, eljárás lett kitalálva, megtanítva, tesztelve, bevezetve, kivezetve, átalakítva a szervezettség és hatékonyság érdekében. A legújabb nagyon divatos agymenés az agilis módszertan, de számos egyéb projektmenedzsmentben és napi menedzsmentben használt eszköz, technika létezik a stratégiai tervezés és a célok eredményes megvalósítása érdekében.

Ha őszinte akarok lenni, a módszer fantázianeve tulajdonképpen mindegy, hiszen ezek mindegyike nagyon hasonló alapokon működik. Valamilyen célt ki kell tűzni, az elvárt eredményt meg kell határozni, az ahhoz vezető lépéseket össze kell állítani, bizonyos időnként ellenőrizni szükséges, hogy ezek a lépések úgy haladnak-e ahogyan elképzeltük (általában napi, heti, havi, éves, 3-5 éves szinten rendszeresen), ha nem, akkor újra kell tervezni, ezeket pedig mindaddig ismételni, amíg valami el nem készült, és a célunkat el nem értük. Egyszerű, nem? 😀 És ha belegondoltok, a hétköznapokban ugyanezt csinálja az, aki kézben tartja a feladatokat, programokat, és nagy valószínűséggel nem csinálja az, aki a tüzet oltja folyamatosan.

Mi ennek a folyamatnak a néhány alapvető szabálya, amit minimálisan érdemes lenne beépíteni a hétköznapokba is?

1. Nyilvántartás – legyen egy olyan felületed, eszközöd, amiben mindent egy helyen vezetsz, gyűjtesz. Szeretném jelezni, hogy az esetek nagy többségében erre a fejed nem elég! 😉
2. Fix idő a tervezésre, utánkövetésre, újratervezésre – Itt is szeretnék szólni, hogy az elalvás előtti 1 perc az ágyban csukott szemmel, nem lesz megfelelő…;)

Hogyan szervezd jobban a napjaidat a fenti 2 (+1) alapszabály segítségével?

1. Keress egy olyan eszközt, ami mindent visz!

Bármennyire is modernek vagyunk és a telefon, tablet, laptop van a legtöbbet a kezünkben, én akkor is azt javaslom, hogy legyen egy füzeted, határidőnaplód, amit kézzel írva vezetsz, és bármilyen kategóriájú információ (tervek, pontos dátumokra szóló események, határidők, agymenések, ötletek) számára van hely benne. A mondás is azt tartja, hogy „Ha nincs eszed, legyen noteszed!” ;P, de ami miatt jó megoldás lehet az az, hogy:

• Az írás az agynak teljesen más részet mozgatja, működteti, ezáltal segíti a koncentrációt, a kreativitást, és még sok minden mást is.
• Amikor papírra (noteszbe) írsz, kiránt néhány percre a digitális világból, nem vonja el más a figyelmed (nincs még 5 ikon, amire rá kell kattintani és megnézni, nem ugrik fel úgy üzenet, feladat, e-mail, stb.),
• Vizuálisan máshogy látod és fogod fel, mint pl. a telefon képernyőjét, és annak adott, kötött strukturáját.
• Egy füzetben, noteszben valóban minden elfér, ha van benne elég üres lap, így nem kell a különböző alkalmazások között ugrálni, pl. naptár, jegyzet, lista, stb. funkciók a telefonon, ahol sokszor nem is emlékszel, mit hová írtál.

Természetesen, ha van jól bejáratott digitális vagy nem digitális módszered a megfelelő nyilvántartásra (tudom, hogy van olyan, aki pl. post-it halmokkal teljesen jól elvan, vagy tökélyre fejlesztette a telefonos emlékeztetők rendszerét), akkor használd azt, a lényeg, hogy egy helyen, egyben láss mindent, hozzá tudj férni minden információhoz egyidőben.

Miért fontos ez?

Mert ha minden nap csak néhány percet tudsz a „státuszolásra” „újratervezésre” fordítani, akkor fontos, hogy azt könnyen és gyorsan meg tudd tenni.

2. Építs be fix idősávot, amikor csak az „adminisztrációval” foglalkozol!

Ez lehet reggel, lehet este, kávé mellett, vacsi után, stb. a lényeg, hogy fixen és minden nap legyen, lehetőleg ugyanabban az időpontban.

Tudom, olyan nagy a pörgés, hogy…. de biztosan fogsz találni 5 percet, ahová beszoríthatod. Pl. váltsd ki az esti Facebook pörgetést erre. Vagy amíg a párod fürdik, használd ki az időt és kapd elő a noteszt. Vagy építsd be ebéd után, amikor a megbeszélések vagy az aktív munka még nem kezdődött el a kajakóma miatt, stb.

A legideálisabb, ha reggelre iktatod be, amikor rá tudsz nézni, hogy mit terveztél aznapra, miket kell elintézned, így már látni fogod a napodat előre, és lélekben, szellemben is fel tudsz rá készülni, könnyebb lesz emlékezni és zökkenőmentesen véghezvinni. Nem véletlen, hogy a multiknál most divatos agilis módszertan szerint reggel azzal a meetinggel kezdenek, hogy végigveszik, ki, milyen feladatot tervez megcsinálni aznap. De ha napközben, vagy este tudod megoldani, akkor tedd meg akkor, illetve természetesen naponta többször is rákukkanthatsz a listádra.

+1 Hogyan tervezz?

• Egyrészt a feladatokat, teendőket írd be mindig konkrét napra és időpontra, amikor előreláthatólag lesz is időd, lehetőséged megcsinálni. Kalkulálj az idővel is (oda és visszaút, megvalósítási idő, stb. ) és ne csak listaszerűen jelezd, hanem konkrét idősávra húzd be az adott tevékenységet. Így elkerülheted, hogy több dolgot raksz be egy napra, mint amennyi az időbe beleférne… máris csökkentetted a stresszfaktort, és az újratervezés szükségességét.
• A napokat csak 60%-osra töltsd fel… Elemzések bizonyították, hogy bármennyire is tervezett valami, általában 60% tud a terveknek megfelelően megvalósulni, mindig van 40% ad-hoc esemény, ami felülírja a korábbi terveket. Tehát, ha tudod, hogy pl. délután munka után vacsorakészítés előtt csak 2 órád van összesen, akkor olyan elintéznivalót tegyél be, ami kb. 1-1,5 óra alatt elvégezhető, és hagyj 30-40 percet az extrán felmerülő dolgokra (anya, nem szóltam, hogy holnap lila pólóban kell menni, stb. estek).
• Mindent írj le/be, amikor előkerül! Akár szülinap, akár feladat, akár ötlet, gondolat! Ha rögtön tudod a helyét, idejét, akkor már oda vezesd fel, ha nem, akkor is érdemes egy lehetséges időpontra előre betervezni, amikor várhatóan lesz lehetőséged vele tovább foglalkozni, maximum majd áttervezed, ha mégsem akkor időszerű.
• Ne keseredj el, ha nem sikerült minden elintézni, ami a listádon volt. Ahogy írtam, kb. 60-70%-ban tudunk jól tervezni, mindig lehet olyan, hogy nem fért bele valami… Ami nem jött össze, azt tedd át másik időpontra, és ha lehet, akkor ne a következő napra, amit már kimaxoltál, hanem keress olyan idősávot, ahová a 60%-os tervezhető adagba belefér.
• Mindig vannak fontos és sürgős kategóriájú feladatok, amiket előre kell venni. Ha ad-hoc jöttek, akkor remélhetőleg a 40%-os üresen hagyott idősávodban meg tudod oldani. Ha nem ad-hoc, de előre kell venni, akkor ne egy másik feladat mellé, hanem a helyére tedd, tehát ami kevésbé sürgős, vagy nem olyan fontos, azt tervezd át egy másik időpontra.
• A napi gyors tervezésen és újratervezésen túl érdemes hetente vagy havonta a nagyobb volumenű dolgokat is áttekinteni, és kisebb lépésekre lebontani. Erre nem elég 5 perc, és előfordul, hogy mást is be kell vonni, pl. a párodat, vagy a nagyszülőket (ki, mikor hozza el a gyereket, mikor legyen a felújítás, milyen szakemberek milyen előző függésében tudnak jönni, stb.). Ebbe a fázisba értek minden nagyobb célt is, amiről érdemes beszélgetni, elmélkedni, pl. vegyünk-e fel hitelt, költözzünk-e házba, tudunk-e menni nyaralni, elmehetek-e egy tanfolyamra ami segít majd munkahelyet váltani, stb. Erről többet talán majd később, haladjunk kis lépésekben J.

Szerintem egyáltalán nem bonyolult, és azt mondják, kell minimum 21 nap, hogy az új dolgok beépüljenek a napi rutinba.

Kezdd el ma, a 3 hét gyorsan elrepül!